使用我們的虛擬電話解決方案體驗商務通訊的未來
在當今世界，每通電話都涉及關鍵資訊的交換，並提供有關客戶期望的寶貴見解。通話錄音有助於確保企業不會錯過訊息和機會。
此外，企業經常聘請客戶服務代理。有效地培訓他們非常重要，因為一個錯誤的電話可能 台湾 电话 号码 會在很大程度上破壞企業的銷售和聲譽。麥肯錫的一項研究表明，70% 的購買體驗取決於客戶服務的有效性。通話錄音反映了真實場景，幫助客服人員實際熟悉客戶通話。
想知道如何錄製商務通話嗎？讓我們深入了解細節。
通話錄音的類型
業務記錄主要分為三種類型，每種類型都滿足不同的業務需求。在選擇類型之前，您必須了解它們的優點和缺點。
1.自動通話錄音
自動通話錄音與您的 VoIP 電話系統和呼叫中心平台整合。管理 韩国电话号 員可以選擇自動記錄來自選定電話號碼和使用者類別（如呼入、呼出等）的所有對話或特定通話。
顧名思義，自動通話錄音無需人工幹預即可記錄通話。錄音可以保存並標記以供日後參考。它們通常附有搜尋工具，使用者可以按日期、使用者類型、代理程式等搜尋記錄。
商務電話錄音的分析提供了有關通話處理率、等待時間、座席績效等的重要見解，並使他們能夠制定明智的策略。根據記錄的數據，企業還可以預測客戶偏好和行為的變化趨勢。這使他們在行業中具有優勢。
2. 按需通話錄音
與自動通話錄音不同，按需通話錄音可在通話期間提供更好的控制。客服人員可以手動確定起點和終點。
例如，每當客戶分享信用卡號碼等敏 希腊数字 感資訊時，代理商就可以停止錄音。
按需通話錄音可協助醫療保健、金融等高度監管產業的企業遵守法規。由於控制權在於用戶，他們有可能忘記啟動錄製，這可能會導致失去商機。
3. 視訊會議錄製
視訊錄製可擷取線上會議的音訊和視訊來源。這通常用於記錄團隊互動和會議以供將來參考。錄音還可以與無法參加會議的團隊成員分享。
錄影最適合員工分散的企業。它有助於確保團隊在遠端工作時保持同步。
為什麼企業應該記錄通話？
通話錄音以不同的方式為銷售、行銷和客戶支援團隊提供支援。以下是對商務電話進行錄音的一些重要原因。
1. 維護服務品質標準
商務通話錄音可以幫助主管監控他們的客服人員如何與客戶打交道。他 美國 電話 號碼 們可以評估代理是否遵守公司政策、找出問題並提供回饋。及早發現問題有助於維持服務品質。
2. 獲得客戶洞察
記錄業務電話的另一個重要原因是增強對客戶洞察的存取。企業可以監控客戶線索並推斷他們的偏好、行為和期望。所有這些都有助於在定價、功能、產品定位等方面做出明智的決策，並更緊密地符合客戶的期望。
3. 加速入職
呼叫中心經常僱用新的座席，培訓他們的最佳方法是讓他們接 日本手机号 觸即時呼叫。主管挑選最好的人員，並對座席人員進行如何迎接客戶、如何解決難題、如何轉接電話等方面的培訓。
在向新員工傳授最佳實務方面，重複收聽業務通話錄音比口頭指示更有效。
4. 快速解決糾紛
呼叫中心和銷售團隊成員對業務通 6 種類型的呼叫中心 話進行錄音，以澄清誤會並快速解決糾紛。畢馬威 (KPMG) 的一項研究表明，90% 的客戶認為問題解決是最重要的客戶服務問題。
商務通話錄音可作為代理對敏感事務承諾的證據，主管可以查看記錄以了解確切討論的內容。這有助於最大限度地減少虛假索賠並降低訴訟風險。
5. 效能監控
呼叫中心記錄業務電話，以監控座席的表現並確保他們符合公司政策。基於證據的評估幫助管理者 什麼是呼叫爆破？完整指南 對他們對腳本的遵守和解決問題的能力進行客觀審查，並提供建設性的回饋。這樣做可以幫助員工識別成長領域並致力於這些領域。
6. 內部溝通的透明度
商務通話錄音有助於確保團隊成員在討論過程中保持一致。這有助於促進透明的溝通管道並最大限度地減少錯誤。通話錄音也有助於建設性地解決問題和衝突。
了解法律環境
儘管商務通話錄音為企業帶來了多種好處，但在合法性方面仍存在一些考慮因素。這裡是其中的一些。
1. 同意書
企業必須遵守當地和地區法律，並告知呼叫者他們的互動被記錄。他們可以使用通話開始時出現的音訊提示來執行此操作。許多企業要求口頭同意或電子接受以避免爭議。
有些州（例如加州）需要兩方同意，有些則需要一方同意。加拿大等其他國家則要求各方同意對商務通話進行錄音。因此，大多數企業和呼叫中心都會在通話錄音之前通知並徵求參與者的同意。
2. 限制訪問
記錄業務電話的呼叫中心必須根據角色和目的限制訪問，以遵守法規。企業領導者和管理員必須限制對客戶信用卡資訊、電話號碼等敏感資料的存取。
3. 遵守資料隱私法
企業必須遵守有關資料隱私和安全的地區法律。例如，GDPR 管轄歐洲的資料隱私，企業在記錄和儲存業務通話時必須遵守其條款。
如果您從事醫療保健、銀行、國防和其他敏感、受到嚴格監管的行業，您還必須遵守特定行業的法律來記錄業務電話。這包括醫療保健領域的 HIPAA（健康保險流通與責任法案）、金融領域的 FINRA（金融業監理局）等。
4. 跨境考慮
要記錄國際客戶的商業電話，您必須考慮所有涉及的司法管轄區的法律條款。他們每個人在同意、隱私、執行等方面可能有不同的要求。
5. 員工培訓
打算對商務電話進行錄音的公司必須對其員工進行有效的培訓。他們必須對員工進行有關同意、通知、尊重呼叫者偏好等方面的教育。
透過嚴格遵守商務電話錄音的法律規範和標準，公司可以充分發揮商務電話錄音的優勢，同時降低隨之而來的法律風險。
如何設定商務通話錄音？
既然您已經了解了通話錄音的好處，那麼讓我們繼續了解為企業設定通話錄音的不同方法。
1. 錄音設備/應用程式
對於公司來說，記錄業務通話的一個短期且經濟高效的解決方案是使用單獨的錄音設備或錄音應用程式。然而，記錄品質可能較低，並且設備需要保持適當的距離才能實現一致性。使用者在錄製時必須保持靜止，以盡量減少干擾。
2. 數位錄音機
在錄製 IP 或固定電話通話時，數位磁帶錄音機是經濟實惠的選擇。他們通常使用 SD 卡將錄音傳輸到雲端或電腦。但它在智慧型手機上效果不佳，播放品質較差。
3.VoIP中的智慧通話錄音軟體
記錄商務通話的最佳方法是使用基於 VoIP 的電話系統。它們可以配置為自動記錄或根據特定業務需求按需記錄。您必須依照以下步驟啟動 CallHippo 上的通話錄音服務。
1. 在 CallHippo 管理面板上，前往 Numbers。
2. 在子選單中，選擇通話錄音。您應該切換並開啟通話錄音才能啟動該功能。
3. 若要存取錄製的通話，請在 CallHippo 管理儀表板中選擇“活動來源”，然後在“錄製/註釋”下進行檢查以聆聽錄製的通話。
4. 若要暫停特定號碼的錄音，請前往“號碼”，然後按一下要暫停錄音的號碼的設定圖示。開啟通話錄音後，會出現「允許用戶端在通話期間暫停/恢復錄音」的切換功能。您必須啟用此功能，以便客服人員可以在需要時暫停錄影。
此功能最好的一點是，即使您在中間暫停然後恢復播放，商務通話錄音也可以作為單個音符聽到。停頓的間隙將聽不到。
使用 CallHippo 錄製商務電話
CallHippo 是領先的 VoIP 電話系統，具有智慧通話錄音功能。使用者可以自訂該功能並對其進行配置，以滿足其行業和特定業務需求。
- 使用 CallHippo 錄製商務電話有以下優點：
- 輕鬆錄製音訊和視訊通話。
- 保護敏感的客戶資訊。
- 存取通話錄音時具有基於使用者的限制。
- 提供來自客戶互動的見解和分析。
- 允許使用者根據需要暫停和恢復錄製。
- 能夠輕鬆快速地搜尋通話錄音。
CallHippo 遵守 GDPR、HIPAA 和其他資料隱私
法律。因此，使用 CallHippo 可以幫助企業監控績效、促進品質保證並獲得重要見解，同時最大限度地降低法律風險。
常見問題-
1. 如何保證通話錄音的品質與清晰度？
商務通話錄音的品質和清晰度主要取決於您用於錄音的設備。雖然揚聲器或數位錄音機很難達到理想的質量，但 VoIP 電話系統上的智慧通話錄音功能有助於確保品質。
2. 商務通話錄音應保留多久？
不同的地區和行業特定法律對於保留商務通話錄音的允許期限有不同的條款。因此，企業必須檢查特定於其行業的條款。
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